La tecnología en tu negocio y estrategias para integrarla

Tecnología: Conjunto de los instrumentos y procedimientos industriales de un determinado sector o producto.

Es muy difícil negar la importancia del uso de la tecnología —entendiendo esta como el hardware y software— dentro de los negocios de cualquier tamaño. A pesar de esto, aún es posible observar cierta resistencia a su inclusión, por parte de los negocios pequeños, a integrarla dentro de sus procesos diarios de operación. Si bien es verdad que, en la mayoría de los casos, el registro de ventas y operaciones básicas se hacen a través de algún software especializado, generalmente la integración tecnológica llega hasta ahí.

Los porqués pueden ser muy variados, y en mi experiencia, obedecen a sesgos mas que a hechos y argumentos sólidos. La pregunta —o razón, según se mire— que frecuentemente aparece es ¿para que podría servir el uso de la tecnología a mi negocio? Y si bien los negocios pueden ser muy pequeños —tienditas, papelerías, etc.— lo cierto es que incluso estos pueden obtener cierto beneficio del uso de productos y/o servicios tecnológicos.

Un ejemplo contundente respecto a la importancia de la integración de la tecnología en tu negocio, lo ofrece el mismo SAT al establecer la facturación electrónica como un requisito para todos los contribuyentes. Esto te obliga, por un lado, a integrar la tecnología como parte de tu proceso de facturación y tributación, y por otro, a adaptarte al cambio para mantenerte al día en el desarrollo tecnológico.

Entonces ¿por qué no integrar la tecnología en otras áreas de tu negocio?

No todo es tan fácil como parece

A pesar de lo fácil que se escucha, hacer uso de la tecnología requiere un cierto análisis que permita identificar las áreas del negocio que se beneficiarían del cambio, y además, elegir las tecnologías que realmente impacten positivamente en las operaciones. Sería exagerado —como matar moscas a cañonazos— elegir un sistema ERP con soporte para el manejo de múltiples departamentos, manejo de equipos multidisciplinarios, clientes internacionales, etc., para operar una papelería que opera únicamente en tu colonia: la inversión de recursos sería desproporcionada a las exigencias del negocio.

Por lo tanto, la elección de los productos o servicios tecnológicos debe ir de la mano con las necesidades de tu negocio. Por ejemplo, la respuesta a la pregunta ¿que tecnologías serían adecuadas para mis papelería? debe empezar por responder las siguiente preguntas:

• ¿Que operaciones en mi papelería se beneficiarían del uso de tecnología?
• ¿Que inversión requiere adquirir esa tecnología?
• ¿Cuento con los conocimientos adecuados para operar dicha tecnología?

La respuesta a estas preguntas te llevaran, invariablemente, a descubrir la relación costo-beneficio entre la inversión que puedes realizar y los resultados a los que aspiras. Siguiendo con el ejemplo anterior, tentativamente, las respuestas a las 3 preguntas anterior podrían ser:

Para el ejemplo anterior, es muy probable que una papelería ya opera con un software que le permita el manejo de inventarios y —la misma probabilidad porque generalmente operan en conjunto— un software de punto de venta. Pero ¿qué tecnología permite impulsar las ventas en una papelería? Aunque suene a temas que tienen que ver con otro tipo de negocios, ya sea por la actividad o por e tamaño, incluso pequeñas papelerías, o tiendas de abarrotes, o casi cualquier otro tipo de negocio por muy pequeño que sea, pueden beneficiarse del software para impulsar las ventas.

Algunas estrategias para integrar la tecnología en tu negocio

Aunque no lo creas, existen múltiples servicios y tecnologías, al alcance de cualquier bolsillo —muchas incluso gratuitas— de las cuales se puede beneficiar cualquier negocio:

• Email
• Redes sociales
• Mensajes instantáneos (leáse Whatsapp, Snapchat, etc.)

¿Pero cómo ayudarían estos servicios a mi negocio? Piensa en el ejemplo anterior de la papelería. Como propietario de la papelería tienes el propósito de mejorar tus ventas y, de paso, la atención al cliente. Podrías utilizar cualquiera de los servicios anteriores para integrarlo en una estrategia dinámica de ventas.

1. Solicitar, en cada venta, la dirección de email de tus clientes —por supuesto algunos se negarán, pero serán muchos los que acepten cuando expliques la razón— con el propósito de mantenerlos informados acerca de promociones o productos nuevos e interesantes.
2. Una vez tengas la dirección de email del cliente, podrás crear una lista de correos en un servicio como MailChimp y poder enviar información cada vez que esta sea relevante¹. De este modo llevarías a cabo la labor de venta constante y, al mismo tiempo, ofrecerías a tus clientes la información que pueden no estar en posibilidades de obtener de otro forma.
3. También podrías abrir cuentas en redes sociales, e invitar a tus clientes a seguirte, para mantenerlos informados constantemente de los productos que ofreces y su disponibilidad.
4. Ofrecer a tus clientes la posibilidad de contactarte directamente a través de servicios como Whatsapp, puede hacer una gran diferencia en la atención personalizada y satisfacción que otorgas en cada venta, pero recuerda que debes poner ciertas reglas en horarios y razones para contactarte.

La ventaja de estrategias de este tipo es que, en muchos casos, los productos y servicios son gratuitos —o al menos cuentan con una versión gratuita— y pueden generar, con un uso adecuado, resultados muy satisfactorios.

Como mencioné anteriormente, la implementación de cualquier tecnología debe ser analizada con detenimiento para asegurarte de que haces la elección adecuada, de lo contrario la inversión en tiempo y/o recursos, podría terminar siendo contraproducente.

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Imagen destacada: «High Tech Inside» por aotaro / CC BY.