Saber cuántos vendedores contratar es un asunto importante para cualquier propietario de negocio, por pequeño o grande que sea la empresa. El tamaño de la fuerza de ventas puede ser un factor detonante del éxito del negocio, o bien, una carga que impida su desarrollo o un crecimiento adecuado. Así, determinar un número adecuado de vendedores, debería ser una decisión de suma relevancia para tu negocio.
Existen varios métodos para determinar el tamaño de la fuerza de ventas, desde los meramente empíricos, hasta los métodos científicos basados en numerosas variables, sin embargo, hoy te voy a hablar de tres métodos básicos que te permitirán calcular número óptimo de vendedores necesarios, de forma rápida (no sencilla, porque esto depende de la capacidad para extraer los datos necesarios).
Método #1: Equilibrar la carga de trabajo
Para utilizar este método se requiere seguir una serie de 6 pasos para su ejecución, pero antes de llevarlos a cabo es necesario conocer el número de clientes (o cuentas) reales y potenciales con los que trabajaran tus vendedores. Esto significa, conocer (lo mejor posible) el número de clientes con el trabajas actualmente y pronosticar (en base al trabajo de ventas) cuántos clientes nuevos puedes adquirir en el lapso de un período específico.
Además, para equilibrar la carga de trabajo de ventas, es necesario conocer, entre otras cosas, el tiempo que se requiere para atender a cada cliente y el número de veces que se le debe visitar. Contando con estos datos, llevar a cabo el cálculo es muy sencillo.
Primer paso:
Clasificar a los clientes (reales o esperados) de acuerdo a su potencial de ventas. Esto significa que deberás organizar a los clientes en distintas categorías de acuerdo a las ventas que pueden generar, de tal modo que puedan ser agrupados por sus características similares. Por ejemplo:
| Categoría | # clientes |
|---|---|
| Categoría Oro | 50 |
| Categoría Plata | 80 |
| Categoría Bronze | 120 |
Segundo paso:
Determinar el tiempo de atención por cada visita y el numero de visitas para cada categoría de clientes. Estos datos están determinados por registros históricos o estimaciones fundamentadas. Continuando con el ejemplo anterior:
| Categoría | Tiempo por visita | Visitas por año |
|---|---|---|
| Categoría Oro | 30 min. | 100 |
| Categoría Plata | 20 min. | 180 |
| Categoría Bronze | 15 min | 160 |
Ahora es necesario realizar el cálculo del tiempo total requerido por categoría de clientes:
| Categoría | Operación | Resultado | |
|---|---|---|---|
| Categoría Oro | 30 min. x 100 visitas | = | 50 hrs. |
| Categoría Plata | 20 min. x 180 visitas | = | 60 hrs. |
| Categoría Bronze | 15 min. x 160 visitas | = | 40 hrs. |
Tercer paso:
Calcular el trabajo total necesario para atender a todos los clientes. Este se obtiene multiplicando el número de clientes de cada categoría, por el tiempo anual que requiere cada cliente de la categoría. De acuerdo al ejemplo anterior:
| Categoría | Operación | Resultado | |
|---|---|---|---|
| Categoría Oro | 50 clientes * 50 horas | = | 2,500 hrs/año |
| Categoría Plata | 80 clientes * 60 horas | = | 4,800 hrs/año |
| Categoría Bronze | 120 clientes * 40 horas | = | 4,800 hrs/año |
| Total: | 12,100 hrs/año | ||
Cuarto paso:
Calcular el tiempo total de trabajo que tiene disponible cada vendedor. Para esto se requiere determinar el tiempo laboral de cada empleado, a la semana o anualmente (o el período que estés calculando). Siguiendo con el ejemplo:
Si cada vendedor trabaja 8 horas al día, de lunes a viernes, entonces:
Tiempo disponible = 40 hrs/semana x 45 semanas = 1,800 horas/año
Para este ejemplo consideramos un año con 45 semanas laborales.
Quinto paso:
Determinar el tiempo total que cada vendedor dedica a la tarea de ventas, es decir, el tiempo que un vendedor pasa «vendiendo» realmente. Esto requiere que conozcas exactamente las distintas actividades que el vendedor realiza, para determinar el tiempo efectivo de ventas. Por ejemplo:
| Tarea | % de tiempo | Operación | Total | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Tareas de ventas | 55% | = | 1800 x 55% | = | 990 hrs |
| Tareas que no son de ventas | 20% | = | 1800 x 20% | = | 360 hrs |
| Viajes | 25% | = | 1800 x 25% | = | 450 hrs |
| 100% | 1,800 horas |
Mediante esta sencilla clasificación de las actividades del vendedor, podremos determinar cuanto tiempo efectivo pasa en la labor de ventas, lo que a su vez nos permitirá calcular el número de vendedores necesarios (el tamaño de la fuerza de ventas) requeridos.
Sexto paso:
Calcular el número total de vendedores necesarios, dividiendo el trabajo total necesario en horas, entre el tiempo efectivo de ventas de cada vendedor.
| Número de vendedores = | 12,100 horas | = | 12.2 = 13 vendedores |
| 990 horas |
De este modo tan sencillo, se ha determinado el tamaño de la fuerza de ventas necesarios. Sin embargo, ten en mente que este método no es perfecto, Por un lado requieres de datos actualizados y por otro, determinar el tiempo y el número de visitas puede ser especialmente complicado.
Método #2: potencial de ventas
El segundo método que quiero mostrarte se basa en la suposición de lo que el vendedor logrará vender, es decir, su volumen de ventas, teniendo como base un pronóstico de ventas anuales (o según sea el período calculado), de tal modo que el cálculo quedaría de la siguiente manera:
| N = | S | x (1 + T) |
| P |
donde:
N = número de vendedores
S = pronóstico de ventas
P = ventas estimadas del vendedor
T = porcentaje estimado de rotación de la fuerza de ventas
Si tu negocio, por ejemplo, tiene un pronóstico de ventas de $3 millón, un promedio de ventas anuales de $300,000 por vendedor, y la tasa de rotación es de 20 por ciento, entonces el cálculo quedaría de la siguiente forma:
| N = | $3,000,000 | x 1.20 = 12 |
| $300,000 |
Por lo tanto, de acuerdo a este resultado, necesitas contratar a 12 vendedores para cubrir las ventas que esperas durante este período.
Del mismo modo que el método anterior, este método tiene algunas limitaciones que debes considerar al utilizarlo: no considera el tiempo y costo de capacitar al nuevo personal de ventas, la experiencia en el campo y el hecho de que cada vendedor puede tener un rendimiento diferente. Además, cualquier ajuste en el pronóstico de ventas significará un cambio en la fuerza de ventas.
Existen otros métodos para el cálculo del número de vendedores necesarios, sin embargo por ahora me limitaré a estos dos. La decisión que qué método utilizar para calcular el tamaño de la fuerza de ventas dependerá del acceso que tengas a la información y del tipo de tu negocio. Por supuesto, siempre es factible utilizar más de un método simultáneamente para obtener mejores parámetros de decisión.
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Para saber más:
- Hair, J., Anderson, R., Mehta, R. and Babin, B. (2010). Administración de ventas. Relaciones y sociedades con el cliente.. 1st ed. México, D.F.: Cengage Learning.
- Jobber, D., Ancaster, G., Bennassini Félix, M., González Osuna, M. and Vite López, R. (2012). Administración de ventas. México D.F. (México): Pearson.