¿Te has planteado alguna vez si deberías externalizar algunas de las tareas que realizas en tu negocio? ¿Sabes qué beneficios puede aportarte esta estrategia? ¿Qué riesgos implica? En este artículo te voy a explicar todo lo que necesitas saber sobre la externalización de actividades de tu negocio, para que puedas tomar la mejor decisión para tu emprendimiento.
¿Qué es la externalización de actividades de mi negocio?
La externalización de actividades de tu negocio consiste en delegar ciertas funciones o procesos que forman parte de tu actividad empresarial a otra empresa o profesional externo, que se encarga de realizarlas por ti. De esta forma, puedes centrarte en las tareas que son más importantes o estratégicas para tu negocio, y dejar en manos de expertos aquellas que requieren más tiempo, recursos o conocimientos específicos.
La externalización de actividades de tu negocio no implica renunciar al control o la calidad de las mismas, sino establecer una relación de colaboración y confianza con el proveedor externo, que debe cumplir con los objetivos, plazos y estándares acordados.
¿Por qué externalizar actividades de mi negocio?
Existen muchas razones por las que puede ser conveniente externalizar actividades de tu negocio, dependiendo del tipo y tamaño de tu empresa, del sector en el que operas y de tus objetivos y necesidades. Algunas de las ventajas más comunes son:
- Ahorro de costes: al externalizar actividades de tu negocio, puedes reducir los gastos fijos asociados a la contratación, formación y mantenimiento de personal propio, así como los costes derivados de la infraestructura, el equipamiento o las licencias necesarias para realizar esas tareas. Además, solo pagas por el servicio que recibes, sin tener que asumir costes adicionales por bajas, vacaciones o imprevistos.
- Acceso a talento especializado: al externalizar actividades de tu negocio, puedes contar con profesionales cualificados y con experiencia en el ámbito que necesitas, sin tener que invertir tiempo y dinero en buscarlos, capacitarlos o retenerlos. De esta forma, puedes mejorar la calidad y eficiencia de tus procesos, así como acceder a nuevas tecnologías, metodologías o conocimientos que te permitan innovar y diferenciarte de la competencia.
- Flexibilidad y escalabilidad: al externalizar actividades de tu negocio, puedes adaptarte mejor a los cambios del mercado y a las demandas de tus clientes, ya que puedes aumentar o disminuir el volumen o el alcance del servicio contratado según tus necesidades. Así, puedes responder con rapidez y agilidad a las oportunidades o amenazas que se presenten, sin comprometer la rentabilidad o la sostenibilidad de tu negocio.
- Enfoque en el core business: al externalizar actividades de tu negocio, puedes dedicar más tiempo y recursos a las funciones que son clave para el éxito de tu empresa, como la definición de la estrategia, el desarrollo de productos o servicios, la atención al cliente o la generación de valor. De esta forma, puedes optimizar tu productividad, mejorar tu competitividad y aumentar tu satisfacción y motivación.
¿Qué actividades puedo externalizar?
En principio, puedes externalizar cualquier actividad que no sea esencial para el funcionamiento o la diferenciación de tu negocio. Sin embargo, algunas de las tareas más habituales que se suelen externalizar son:
- Contabilidad y fiscalidad: llevar la contabilidad y cumplir con las obligaciones fiscales puede ser una tarea compleja y tediosa para muchos empresarios, que requiere conocimientos técnicos y actualizados sobre la normativa vigente. Al externalizar esta actividad, puedes ahorrar tiempo y evitar errores o sanciones, además de contar con asesoramiento profesional para optimizar tu gestión financiera.
- Recursos humanos: gestionar el capital humano puede ser un reto para muchas empresas, especialmente si tienen una plantilla reducida o dispersa. Al externalizar esta actividad, puedes delegar funciones como la selección, contratación, formación, evaluación o nómina de tus empleados, así como obtener apoyo en temas legales, laborales o de prevención de riesgos.
- Diseño gráfico y publicitario: crear una imagen de marca atractiva y profesional puede ser un factor determinante para captar y fidelizar clientes, pero también puede suponer un gran esfuerzo y una inversión elevada. Al externalizar esta actividad, puedes delegar el diseño de tu logo, tu página web, tus redes sociales, tus folletos o tus anuncios a expertos en el sector, que sabrán cómo transmitir tu mensaje y tu valor diferencial de forma creativa y efectiva.
- Atención al cliente: ofrecer un servicio de atención al cliente de calidad puede marcar la diferencia entre una empresa que genera confianza y satisfacción, y una que genera rechazo y frustración. Al externalizar esta actividad, puedes contar con un equipo de profesionales que se encargue de atender las consultas, reclamaciones o sugerencias de tus clientes por diferentes canales (teléfono, email, chat, redes sociales, etc.), siguiendo los protocolos y criterios que hayas establecido previamente.
- Marketing digital: el marketing digital es una herramienta imprescindible para dar a conocer tu negocio, generar tráfico a tu web, captar leads y convertirlos en clientes. Sin embargo, requiere de una planificación estratégica, una ejecución constante y un análisis de resultados que puede resultar complejo y costoso. Al externalizar esta actividad, puedes confiar en profesionales que sepan cómo diseñar e implementar campañas de marketing online adaptadas a tu público objetivo, tu sector y tus objetivos, utilizando las técnicas y herramientas más adecuadas (SEO, SEM, email marketing, redes sociales, etc.).
- Gestión de proveedores: la gestión de proveedores es otro de los servicios que más acostumbran a externalizar las empresas, con el objetivo de agilizar las actividades relacionadas con el departamento de compras, así como la elección de los proveedores; algo fundamental para obtener buenos resultados. Al externalizar esta actividad, puedes delegar la búsqueda, negociación, contratación y seguimiento de los proveedores que necesites para tu negocio, asegurándote de que cumplen con los requisitos de calidad, precio y plazo que exiges.
¿Qué retos y desventajas implica externalizar actividades de mi negocio?
A pesar de las ventajas que hemos mencionado, externalizar actividades de tu negocio también puede suponer algunos retos y desventajas que debes tener en cuenta antes de tomar esta decisión. Algunos de ellos son:
- Pérdida de control: al externalizar actividades de tu negocio, debes confiar en que el proveedor externo realizará el trabajo según lo acordado, pero también debes asumir que no tendrás el mismo nivel de supervisión o intervención que si lo hicieras tú mismo o con tu equipo. Por eso, es importante establecer unos criterios claros y medibles para evaluar el rendimiento del proveedor, así como unos mecanismos de comunicación fluida y frecuente para resolver cualquier incidencia o duda que surja.
- Dependencia: al externalizar actividades de tu negocio, te vuelves dependiente del proveedor externo para realizar esas funciones o procesos. Esto puede suponer un riesgo si el proveedor no cumple con sus obligaciones o si surge algún problema que afecte a su continuidad o disponibilidad. Por eso, es importante elegir bien al proveedor externo, asegurándote de su solvencia, reputación y experiencia en el mercado, así como tener un contrato claro y detallado que defina las responsabilidades y las condiciones de la relación.
- Pérdida de conocimiento: al externalizar actividades de tu negocio, puedes perder parte del conocimiento o la experiencia que se genera al realizar esas tareas internamente. Esto puede afectar a tu capacidad para innovar o mejorar tus procesos o productos en el futuro. Por eso, es importante mantener una relación cercana y colaborativa con el proveedor externo, aprovechando su saber hacer y su feedback para aprender y crecer juntos.
- Conflictos culturales: al externalizar actividades de tu negocio, puedes encontrarte con dificultades para alinear los valores, la visión y la cultura de tu empresa con los del proveedor externo. Esto puede generar malentendidos, conflictos o desajustes que afecten a la calidad o la coherencia del servicio. Por eso, es importante elegir un proveedor externo que comparta tu filosofía y tu forma de trabajar, y que se involucre en tu proyecto como si fuera propio.
¿Cómo externalizar actividades de mi negocio con éxito?
Si has decidido externalizar actividades de tu negocio, debes seguir una serie de pasos para asegurarte de que el proceso sea exitoso y beneficioso para ambas partes. Estos son algunos de los aspectos que debes tener en cuenta:
- Define claramente qué actividades quieres externalizar, por qué y qué objetivos esperas conseguir con ello. Así podrás establecer unos criterios claros para elegir al proveedor externo más adecuado y para medir el resultado del servicio.
- Busca y compara diferentes opciones de proveedores externos que ofrezcan el servicio que necesitas, teniendo en cuenta su experiencia, su reputación, su calidad, su precio y su disponibilidad. Pide referencias, testimonios o casos de éxito que te ayuden a evaluar su trabajo y su fiabilidad.
- Negocia y firma un contrato con el proveedor externo que hayas elegido, donde se especifiquen las condiciones del servicio, los plazos, los costes, las responsabilidades, las garantías y las penalizaciones en caso de incumplimiento. Asegúrate de que el contrato sea claro, detallado y justo para ambas partes.
- Establece una comunicación fluida y frecuente con el proveedor externo, para coordinar el trabajo, resolver dudas, hacer seguimiento y dar feedback. Utiliza los canales y herramientas que sean más cómodos y eficaces para ambos, y mantén una actitud abierta, respetuosa y colaborativa.
- Evalúa periódicamente el rendimiento del proveedor externo, utilizando los indicadores que hayas definido previamente. Comprueba si se están cumpliendo los objetivos, si se están respetando los estándares de calidad y si se está generando valor para tu negocio. Reconoce los logros, identifica las áreas de mejora y propón acciones correctivas si es necesario.
Conclusión
Externalizar actividades de tu negocio puede ser una estrategia muy beneficiosa para tu empresa, siempre que lo hagas de forma adecuada y consciente. Al externalizar actividades de tu negocio, puedes ahorrar costes, acceder a talento especializado, ganar flexibilidad y escalabilidad y enfocarte en el core business. Sin embargo, también debes tener en cuenta los retos y desventajas que implica externalizar actividades de tu negocio, como la pérdida de control, la dependencia, la pérdida de conocimiento o los conflictos culturales.
Por eso, antes de externalizar actividades de tu negocio, debes analizar bien tu situación, tus necesidades y tus objetivos, y seguir una serie de pasos para elegir al proveedor externo más adecuado y establecer una relación de confianza y colaboración con él.
Espero que este artículo te haya sido útil para conocer más sobre la externalización de actividades de tu negocio. Si tienes alguna duda o comentario al respecto, no dudes en contactarme. Estaré encantado de ayudarte.
Para aprender más
- La sociedad de la externalización de Stephan Lessenich.
- «The Outsourcing Handbook: How to Implement a Successful Outsourcing Process» de Mark J. Power y Kevin Desouza.
- «Outsourcing: The Definitive View, Applications and Implications» de J. Brian Heywood.