Existen múltiples formas para aumentar las utilidades —o reducir las pérdidas— en un negocio. Desde las inversiones planificadas hasta la mejora de los procesos internos. Pero, sin duda, uno de los métodos más recurridos y que puede involucrar a todas las áreas del negocio, es la reducción de costos.
La reducción de costos es tan socorrida que, es la primera opción para empresas grandes y pequeñas en tiempos de crisis, durante reestructuraciones, etc. Pero la reducción de costos tiene implicaciones profundas en la forma en funciona un negocio y en los resultados que se esperan.
Pero reducir costos no es solamente eso. Reducir costos requiere una evaluación bien diseñada para asegurarse de que se afecta la función especifica que permitirá la mayor reducción de costos. Por tanto, es necesario, en primer lugar, determinar cómo deseamos reducir costos:
- Volviendo mas eficiente los procesos para evitar desperdicios, errores y tiempos muertos.
- Reduciendo la plantilla de personal, aunque esto debería ser la última —pero realmente la última— opción.
- Adquiriendo materia prima más económica, lo que podría significar un cambio de proveedores, o modificaciones en la cadena de suministro.
- Optando por economías de escala produciendo más para reducir el costo unitario.
Por supuesto la elección del método de reducción de costos depende de las características del negocio y de la situación del entorno, pero en todo momento, reducir costos, debe ser una acción perfectamente planificada y correctamente implementada.
¿Por qué reducir costos?
La reducción de costos, además de ser una estrategia administrativa, debería ser una filosofía que adoptes en la operación normal de tu negocio. Reducir costos es, en primer lugar, la forma por excelencia para evitar desperdicios de tiempo, dinero, materiales y esfuerzo. Reducir costos puede redundar en la mejora del medio ambiente y en un proceder socialmente responsable. Reducir costos significa aprovechar al máximo cada recurso con el que cuentas, generando un mayor valor para tu dinero lo que te permitirá, en muchos sentidos, mejorar el rendimiento de cada recurso empleado.
Si hoy produces X cantidad de productos con un costo Y, obteniendo Z utilidades —dependiendo de las ventas, por supuesto—, es fácil determinar el incremento directamente proporcional a la reducción de tu costo Y.
Las 3 trampas
Reducir la calidad para ahorrar.
¡Cuidado! Lamentablemente muchos empresarios comenten el error de ahorrar en la calidad de los insumos, lo que invariablemente afecta la calidad del producto final. Reducir costos no significa abaratar tu producto, significa ser mas eficiente en el uso de los recursos.
Tristemente son demasiados los ejemplos de esta mala práctica. Tu principal compromiso debe ser ofrecer al cliente la mayor calidad posible, especialmente cuando estos están acostumbrados a ciertos estándares. Nunca cometas el error de debilitar el resultado de tu trabajo en pro del ahorro.
Ahorrar en el personal.
Otro error muy común se da cuando, con la finalidad de reducir costos, intentamos reducir la nómina contratando personal menos calificado o exigiendo, al personal actual, actividades que están fuera de su área de experiencia y mas allá de sus habilidades.
Es común —otra vez lamentablemente— que con la finalidad de reducir el costo en sueldos, se decide no contratar el personal necesario para cubrir ciertas actividades, y simplemente se asignan esas actividades a otros empleados. Acciones de este tipo inciden negativamente en la satisfacción del personal, y por desgracia, en la productividad.
Es verdad que bajo determinadas circunstancias la reducción del personal suele ser una vía factible, pero créeme, debería ser lo último que consideres. Muestra lealtad y respeto hacia el trabajo de tus colaboradores y obtendrás respeto y lealtad en retribución.
Reducir la inversión en la atención al cliente.
¡Atención con esto! Tu negocio vive por y para el cliente. Nunca es una buena idea escatimar esfuerzos y recursos en mantener satisfechos a tus clientes. Esto incluye las primeras dos trampas, porque del trabajo de tu personal y de la calidad entregada, dependen gran parte del número de clientes que volverá por más.
Cada acción tomada para la reducción de costos, debe también estar dirigida al cliente. Es decir, reduces costos en ciertas áreas de tu empresa para poder ser mas eficiente, entregar igual o mejor calidad, lo que te permitirá tener clientes contentos, los que a su vez, te darán mayores utilidades.
Por eso reitero: reducir costos, más allá de ser una estrategia, debe ser parte de tu filosofía. Reduce costos sin reducir la calidad —de otro modo no vale la pena— y sin perder la esencia de tu negocio. ¿Que opinas?
Imagen destacada: «Money – Savings» por 401(K) 2012 / CC BY-SA